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En el artículo “10 pasos para desarrollar y manejar un presupuesto” escrito en “The Thriving small business” por Patricia Lotich, la autora del texto nos habla de la necesidad de contar con un fondo económico estructurado para lograr una buena gestión empresarial. Sin ir muy lejos, la gestión es similar a la de nuestras propias finanzas personales. Una cosa hay que tener clara: la disciplina y planificación deben de ser la piedra angular del proceso. Dicho esto,  se debe tener siempre un objetivo (lo que estamos tratando de lograr) y un plan estratégico (los pasos para llegar a la meta). La autora señala que las empresas que permanecen enfocadas en su estrategia saben muy bien en qué gastar sus recursos y cuentan con un plan para evitar consumir dinero en áreas que no corresponden con su objetivo. A continuación mencionamos los pasos fundamentales para un buen desarrollo y administración:

 

  1. Un plan estratégico: cada empresa u organización, no importa el tamaño, debe saber por qué existe y qué espera lograr. El primer paso es tener un plan escrito, ya que así los recursos disponibles se utilizarán para apoyar la estrategia y el desarrollo de la empresa.
  2. Objetivos comerciales: los objetivos comerciales anuales, financiados por el presupuesto, son los pasos que una organización toma a la hora de implementar su plan estratégico.
  3. Previsión de ingresos: se basa en el historial financiero y en el crecimiento de ingresos proyectado. El pronóstico de crecimiento puede estar vinculado a los objetivos empresariales y a las iniciativas previstas para iniciar el crecimiento del negocio.
  4. Pronóstico de costos fijos: se trata de controlar los costos mensuales previsibles que no cambian como, por ejemplo, gastos de compensación de empleados o de instalación, costos de servicios públicos, pagos de hipotecas o alquileres, costos de seguros, etc…
  5. Pronóstico de costos variables: costos que fluctúan cada mes, por ejemplo, costos de suministro o de horas extras. Son gastos que pueden y deben ser presupuestados y controlados.
  6. Gastos por objetivos anuales: la empresa tiene que destinar un presupuesto para poder cumplir con sus objetivos anuales. Estas proyecciones de costos deben ser identificadas, expuestas e incorporadas al departamento responsable de cumplir con las metas.  
  7. Margen de beneficio: cada organización, ya sea con o sin fines de lucro, debe tener un margen de beneficio que genere rendimientos para del dueño del negocio o los inversionistas. De hecho, las organizaciones sin fines de lucro utilizan sus márgenes de beneficio para reinvertir en las instalaciones y el desarrollo de la organización.  Los márgenes de beneficios saludables son indicadores de fortaleza de una empresa.
  8. Aprobación de la Junta Directiva: el fondodebe de ser aprobado y llevado al día. También al igual que con tus finanzas personales, el propietario debe revisar las declaraciones financieras mensuales: para supervisar el desempeño, para estar familiarizado con todos los gastos y para salvaguardar a la organización de la apropiación indebida de capital o el fraude por parte de los empleados.
  9. Revisión del presupuesto: un comité debe reunirse mensualmente para monitorear el grado de cumplimiento de los objetivos, revisar las variaciones presupuestarias y evaluar cuestiones relacionados con gastos por encima del fondo. Es importante hacer esto sobre una base mensual, así puede haber una corrección de gastos excesivos y modificarlos si fuese necesario.
  10. Manejar las variaciones presupuestarias: deben de ser revisadas con el gerente del departamento. A veces surgen situaciones imprevistas que no pueden evitarse, por lo que es importante tener un fondo de emergencia para ayudar con esos gastos no planificados.

Una buena estrategia para gestionar el presupuesto ayuda a desarrollar y promover la empresa, mientras que una gestión descuidada puede obstaculizar a la entidad  y afectar a su salud financiera. Además, el artículo recuerda que sin clientes no hay ingresos, por lo que los planes estratégicos siempre deber ir orientados a ellos. 

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Topics: presupuesto, finanzas

Marta Miera

Written by Marta Miera